連載：経営視点から見る展示会活用法

第３回
コミュニケーションの重要性～成功している会社のルールとは？～

柴崎 智弘氏（船井総合研究所）

こんにちは。

いつもありがとうございます。船井総研の柴崎です。

今回は「コミュニケーションの重要性　成功している会社のルールとは」というタイトルでお伝えいたします。

第一回の記事で、「事前ミーティングの重要性」について書きました。

http://www.eventbiz.net/?p=18687

これも一つのコミュニケーションの重要性をお伝えしたわけですが、今回は展示会当日のコミュニケーションの重要性、そしてコミュニケーションの方法、ルールについてお伝えします。

展示会当日で、一番やってはいけないのは、「気付いたら、ブースに人がいない」、「知らなかった」、「聞いていない」、「次回に向けて修正しよう」という状況です。

そんなこと！？って思うかもしれませんが、これはよくある失敗事例です。

また、コミュニケーション不足で起こりうる事例としては、大事なお客さま、見込みのお客さまが来場された時に、誰もいないということで、逃してしまう、という事例です。

これは本当に大きい！

では、こういう失敗事例をどうしたらいいのか！

ポイントは3つあります。

1.　連絡ノート

2.　インカムの活用

3.　朝礼と終礼の徹底

まずは「連絡ノート」ですが

これは特に、来場予定の見込み客や、来場した時に、接客できずに改めて来る、ということがあったときに、伝達・コミュニケーションが上手くいかず、逃してしまうということがよくあるんです。

これは非常にもったいないことです。

一番良いのは、口頭コミュニケーションで上手くいけば一番良いですが、人数が多かったり、準備でバタバタしていると、それもむずかしい状況があります。

それを補填するのが、「連絡ノート」です。

「連絡ノート」はブースに置いておいて、必ず全員、1時間に1回は見る、というようなルールを設定することが重要です。

これが1つ目のルール。

2つ目のルールは、道具を使ったルール化です。

具体的には、インカムを使って、強制的にコミュニケーションをつくれるようにします。

展示会の種類にもよりますが、全員持つ必要はありません。

各ポジションの代表の方、リーダーの方がインカムをつけていただいて、常にブース・会場の動きを共有していただきたいのです。

東京ビックサイトや幕張メッセ、インテックス大阪のような会場で、10コマ以上の大きなブースで出展する際であれば、受付スタッフと、セミナースタッフ、デモ責任者の方がインカムを付けて、重要顧客の来場や、事前にテレマ誘導していたお客さま、自社スタッフにご指名のあるお客さまがあった時など、またはチラシが足りなくなりそうな時や、トラブルが起きそうなときに、事前にインカムで瞬時に連絡することで、トラブルを最小にし、満足度を高めることができます。

先日、岡崎のご支援先様での「IT経営フォーラム」というセミナーと展示会を1社が主催で行なうイベントでは、20台のインカムを利用し、会場全体のスタッフを一つにまとめ上げました。

常に何かあったら、実行委員長とインカムで相談し、その相談内容を全員が聞いているので、すべてのポジションでの状況を全員が分っている。そうすると、不思議と時間が経つにつれて、どんどん社内が一体化していくのです。

インカムの効果です。

結果、素晴らしいイベントになっただけでなく、社内の一体感が飛躍的に進みました。ぜひ行なっていただきたいです。非常に大事で、効果的なルールだと思います。

そして最後3つ目のルールは、朝礼・終礼です。

これは重要です。しかし、意外とやられていない企業さんが多いです。朝礼で行なう内容は、色々とあると思いますが、最低限この3つで結構です。

1.前日の注意点・反省点のリマインド

2.前日の数字のリマインド

→目標との差異の確認

→目標との差異を埋めるアクションについて

3.本日の目標

そこに、昨日からの申し送り等を行なって、本日来場される重要顧客等を再確認する。

最後は、べたですが、大きな声の掛け声「本日もよろしくお願い致します！」でスタートさせる。

これで一体感が全然違います。

そして終礼では、1日の数字の確認と、一日の気付きを出し合います。

その気付きを明日の朝、また確認し合います。

朝まで気付きのシェアをしないと忘れてしまいます。

リーダーがこの気付きをしっかりとメモをして、朝礼でリマインドします。

これをルール化します。

以上大きく3点のルールで、展示会・イベント当日のコミュニケーションを充実させてください！

先程、岡崎の会社様の例を出しましたが、この「コミュニケーション」こそが、成功している会社のルールです。

このコミュニケーションを、「後で」するとかではなく、「随時」行なうこと、「随時」コミュニケーションとれるようルール化していくこと。

これが、成功するための重要なポイントであり、大事なルールです。

多くの企業さまと仕事をしていると、コミュニケーションが大事とは思っているが、どうコミュニケーションをとったら良いか分らない、という話を良く聞きます。

ですので、ここでは、具体的なコミュニケーション方法と、内容をお伝えしたつもりです。

是非実践していただき、展示会・イベントの成功だけでなく、このイベントを通じて、会社の一体化を強化していっていただきたいと思います。

今回も最後まで、お読みいただきまして、ありがとうございました。

第4回では、「ブース設計～成功するブース装飾のポイントとは？～」についてお伝えしたいと思います。

連載：経営視点から見る展示会活用法（全10回）バックナンバー

第１回：事前ミーティング～成功の鍵は社内の一体感～

第2回：目標設定～マーケティング施策の中の展示会～

Profile

柴崎 智弘

船井総合研究所

大學卒業後、大手金融機関にて営業を担当。
2006年より、インサイドセールスの部署の立ち上げに参画。
上場企業や中小企業を常時600社担当し、会わずしてキーマンとの関係構築をし、案件を引き出すという、法人営業、特に金融サービスとしては新しい試みを担当。
2011年10月船井総合研究所に入社。
IT企業ビジネスコンサルティングチームにて、展示会で集客した後の、電話営業でクロージングさせる営業の仕組みを得意とする。
特に、展示会のオペレーションには、成果に直結すると定評があり、展示会をテーマに、約30社のコンサルティングの実績がある。

岩手県は8月22日、ホテルメトロポリタン盛岡NEW WINGで「いわて食の大商談会2013」を開催。出展者募集を開始した。

同商談会は、全国の外食および食品流通関係者を招き、岩手の食を広く県内外にPRすることを目的に開催。試食展示会、フリー商談会、懇親会が催される。招待されるのは県内外の食品企業、小売り、流通業者、外食産業などのバイヤーおよそ200社。

事務局では出展を希望する県内の農林水産業者、食品加工事業者など約100社を募集。参加負担金は1事業者あたり２万円、申込締切は５月31日までとなっている。（受付機関によって異なる）

出展申込みや詳細については同県のホームページを参照すること。

不動産競売流通協会と楽天オークションは、5月24日～26日に開催される日本最大級の住まいの展示会「朝日住まいづくりフェア2013」、「HOME’s 不動産投資EXPO」内に、日本初となる「競売不動産パビリオン」を設置。全国の競売不動産を扱う企業14社が集結し、来場者に競売物件購入に関連する専門用語の解説、物件明細書・現況調査報告書・評価書の書類の注意点など専門家によるさまざまなアドバイスを行なう。

同協会の青山一広代表理事が「競売不動産を知らないと、投資不動産を語れない！」と題した無料セミナーを会場内で行なうほか、会議棟で宅建業者向けの競売ビジネスセミナーなども企画されている。

詳細は同展のウェブサイトを参照すること。

5月30・31日、大阪南港ATCホールでイベント業界の専門展「イベントツールウエストジャパン2013」が開催される。
同展は10年2月に関西のイベント業者によって鶴見緑地で初開催され、12年の第２回展からはテレビ大阪が事業主体としてATCホールで開催。３回目となる今回は40社が出展し、規模・内容ともに拡大充実して実施される。新聞社、放送局、広告代理店、イベント会社、自治体などのイベント主催者のほか、商業施設、遊園地、教育機関、住宅展示場など販売促進や動員施策にイベントコンテンツ導入を計画する企業団体など約2500人の来場が見込まれている。

アトラクションやパフォーマンス、空間演出など集客ツールをもつ企業をはじめ、企画、運営、装飾、レンタル、販促グッズ、人材派遣など様々なイベント関連企業が一堂に集結。来場者に良質なプレゼンテーションを展開する。

展示会だけでなく特別講演も企画されており、初日はスポーツコミッション関西の田村匡事務局長とチームラボの猪子寿之代表取締役社長、２日目は大阪ガス行動観察研究所の越野孝史首席研究員とナレッジワークスの亀山悦治ソリューション開発事業マネージャーが登壇する。

11年5月の大阪ステーションシティ完成、12年4月のオリックス劇場開場、今年に入ってからもフェスティバルホールのリニューアルや梅田北ヤードのコンベンションホール新設など、新たな施設が次々と誕生したことで地域活性化の手段としてのニーズが高まっている関西イベント業界。効果的な演出法や最新技術など、イベントの成功に欠かせないプロの力が大阪に集結する注目の２日間となりそうだ。

詳細についてはイベントツールウエストジャパン運営事務局（Tel:06-6947-1912/Email:eventtool@tv-osaka.jp）まで問い合わせること。

「ifia JAPAN 2013（アイフィア・ジャパン）・第18回 国際食品素材／添加物展・会議」は食品原料・素材関連企業と食品メーカー開発関係者とのビジネスマッチングを目的とした展示会。食の安全・科学ゾーン、味の提案＆スープトライアル、受託（OEM・ODM）ゾーン、産学連携ゾーンといったテーマ企画を実施。同時開催はHFE JAPAN 2013 （エイチエフイ―・ジャパン）・第11回 ヘルスフードエキスポ。会期は5月15日から18日の3日間、会場は東京ビッグサイト。

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